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Gestione MDF: dalla campagna alle prove di esecuzione
La gestione MDF collega la pianificazione della campagna alla raccolta delle prove di esecuzione. Il budget MDF è utile quando il progetto funziona per il cliente e rispetta le condizioni del vendor. Organizziamo attività, materiali e prove fin dall’inizio, così la rendicontazione non arriva come una sorpresa.
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Prima di spendere
Controlliamo il programma applicabile, il tipo di fondo, il periodo e le attività previste. Concordiamo budget, approvazioni e documenti necessari con il partner. L’idoneità di una categoria non garantisce il rimborso della singola spesa: la decisione resta al vendor.
Durante la campagna
Raccogliamo creatività approvate, screenshot datati, materiali degli eventi e risultati disponibili. Le prove dipendono dall’attività e dal programma: per esempio fatture, moduli ROI o documenti di viaggio non sono identici per ogni fondo.
Preparare il claim
Organizziamo il dossier secondo la checklist applicabile e segnaliamo ciò che manca prima dell’invio. Il supporto operativo sul portale viene concordato con il partner. Il nostro MDF Hub aiuta a orientarsi, ma non sostituisce il regolamento e le approvazioni del vendor.
Il processo di gestione MDF
1. Inquadrare il programma. Identifichiamo vendor, paese, periodo e attività prevista. Il documento di riferimento deve essere quello applicabile al partner: una pagina informativa pubblica non sostituisce le condizioni del proprio portale. 2. Preparare piano e approvazione. Colleghiamo obiettivi, attività, costi e calendario. Evidenziamo i punti da chiarire con il vendor prima di prendere impegni, compresi eventuali limiti e materiali da approvare. 3. Eseguire e raccogliere prove. Organizziamo i documenti per attività, mantenendo leggibili riferimenti e date. Fatture, materiali e altre evidenze devono corrispondere a ciò che il programma effettivamente richiede. 4. Verificare il dossier. Confrontiamo i documenti disponibili con la checklist e segnaliamo le mancanze prima della presentazione. Il vendor resta responsabile dell’esame e dell’approvazione del claim; eventuali richieste integrative vanno gestite entro i termini applicabili.
Come si rendicontano i fondi MDF?
Si parte dalla checklist del programma applicabile: approvazione dell’attività, periodo, budget, fatture e prove di esecuzione. Durante la campagna raccogliamo i documenti disponibili e li colleghiamo alle attività concordate. Il vendor stabilisce formati, scadenze e criteri di accettazione del claim.
La gestione MDF garantisce il rimborso?
No. La disponibilità dei fondi e l’ammissibilità della spesa dipendono dal programma, dal paese, dal periodo e dal livello partner. La preparazione della documentazione non sostituisce l’approvazione del vendor. Verifichiamo questi punti prima di impegnare il budget.
Posso avviare una campagna senza fondi MDF?
Sì. Il progetto può essere pianificato con un budget proprio, distinguendo attività, responsabilità e risultati da misurare. Se in seguito sono disponibili fondi vendor, occorre verificarne le condizioni: non presumiamo che una spesa già sostenuta sia rimborsabile.
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Partiamo dal tuo obiettivo.
Raccontaci cosa vuoi promuovere, a chi e con quale budget. Definiamo insieme il primo passo, anche se non hai fondi MDF.